Después de casi 9 semanas de cuarentena, estamos viviendo el pico de la emergencia sanitaria por el Covid -19, la cual ha puesto en evidencia la importancia de la tecnología para permitir a las industrias continuar operando y la aceleración en la adopción de herramientas y plataformas digitales.
¿Cuál ha sido tu experiencia como Director / Gerente de Recursos Humanos durante esta crisis? ¿Puedes llevar a cabo al 100% tus procesos desde las plataformas / herramientas digitales que te brinda tu organización?
Por ejemplo, si te piden el contrato de un empleado ¿Puedes encontrarlo a través de tu Sistema de Recursos Humanos? o ¿Tienes que ir a buscar el contrato físico a las gavetas de tu oficina? (que seguramente están cerradas por la cuarentena). Este y otros problemas han entorpecido los procesos de RH en organizaciones que siguen llevando sus procesos manuales y basados en papel.
Actualmente, no se sabe cómo y cuándo comenzará “la nueva normalidad”, por lo tanto, es imprescindible que las organizaciones aseguren que todos los colaboradores tengan acceso a la data de la empresa desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo, sin tener que desplazarse y poner en riesgo su integridad.
Es por eso que la industria se ha focalizado en la digitalización total de los archivos de los empleados a través de plataformas de servicios de contenido. Estoy segura que te estarás preguntando: Yo ya tengo un Sistema de Recursos Humanos ¿Para qué necesito otro sistema?
Sistema de Información de Recursos Humanos vs Plataforma de Servicios de Contenido
Un Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH) y una plataforma de servicios de contenido son dos sistemas diferentes pero complementarios entre sí. La adición de servicios de contenido potencializa el valor de tu SIRH al dar soporte a todos los datos de los empleados a través de una combinación de gestión documental y automatización de procesos.
Plataforma de Servicios de Contenido
- Gestiona todos los datos no estructurados de los empleados (ejemplo: curriculum, contratos, cartas oferta, documentación de seguridad social, etc)
- Automatiza procesos como: onboarding y offboarding de los empleados, retención de archivos, gestión de registros, administración de políticas y procedimientos, cambios en el estatus de los empleados.
Probablemente tu SIRH ofrezca gestión de documentos, pero antes me gustaría que respondieras estas preguntas:
- ¿Gestiona todos los documentos? ¿O sólo los documentos asociados a los procesos limitados que gestiona el mismo SIRH?
- ¿Será este sistema la única fuente de veracidad para el expediente del empleado?
Si la respuesta es no, entonces tu equipo de Recursos Humanos tendrá que visitar múltiples lugares (archivos físicos u otros sistemas) para obtener todos los registros asociados con un empleado. Por estas y otras razones, como líder de RH deberías evaluar las soluciones de servicios de contenido como la próxima prioridad de TI.
Sin importar la coyuntura actual, las soluciones de servicios de contenido prevalecerán en el tiempo al ser la un elemento importante en la Transformación Digital de las organizaciones.